Archivado de SharePoint: elige el modelo de acceso antes del nivel de almacenamiento
Archivar un sitio de SharePoint cambia acceso, propiedad, recuperación y cumplimiento. El coste importa, pero es la última pregunta, no la primera.
Empieza con una decisión documentada
Para cada sitio, registra propósito de negocio, propietario responsable, última actividad relevante, compartición externa, sensibilidad y retención, consideraciones de eDiscovery, tiempo de recuperación esperado y fecha futura de disposición. Que no haya ediciones recientes es una señal útil, no una decisión de archivo.
La política de sitios inactivos puede avisar a propietarios y aplicar solo lectura o archivo mediante Microsoft 365 Archive. Ofrece una ruta gobernada, pero no sustituye la decisión del propietario ni un plan de recuperación.
| Modelo | Mejor uso | Qué probar |
|---|---|---|
| Sitio activo con controles de ciclo de vida | El trabajo puede volver y la colaboración sigue importando | Propiedad, compartición, retención y cadencia |
| Solo lectura | Hace falta descubrir contenido, no editarlo | Experiencia de propietario, soporte y desbloqueo |
| Microsoft 365 Archive | Sitios inactivos que necesitan reactivación gestionada | Tiempo, coste, administración y retención |
| Archivo externo | Contenido a muy largo plazo con recuperación definida | Manifiesto, metadatos, controles, integridad y restauración |
Un archivo sin restauración probada es solo un traslado. Conserva manifiesto, propietario final, ubicación del contexto y proceso para pedir acceso.
Haz un piloto representativo. Comprueba retención y eDiscovery, notificaciones, acceso, búsqueda y reactivación. Registra tiempos y soporte reales antes de automatizar. Un buen archivo es deliberadamente aburrido: los propietarios entienden el resultado y se puede explicar por qué el sitio se movió y cómo se recupera.